Критерии выбора HR-системы

По сравнению с недавним прошлым концепции HR претерпели серьезные изменения. Некоторые HR менеджеры все еще занимаются тем, что принимают и увольняют с работы, но большинство HR-менеджеров сконцентрированы на том, чтобы стать бизнес-партнерами, на продвижении стратегий управления, а не на механическом «перекладывании бумажек» с разовыми поручениями руководства и обращениями персонала пусть и в системе электронного документооборота (СЭД).

HR эволюционировал и превратился из департамента - придатка в центральный элемент организации. HR-технологии и программные решения также претерпели серьезные качественные изменения. Теперь компьютерные HR-программы работают совместно с процессами ежедневного бизнес-управления [1].

Прозрачность текущей ситуации

Информационные системы управления персоналом (англ. HR IS - Human Resources Information Systems), разрабатываются и внедряются с единственной целью – предоставить ясную и четкую картину ситуации в организации [2]. Благодаря современным технологиям, такие программы способны своевременно предоставить достоверную информацию, которая необходима для снижения издержек и улучшения возврата инвестиций (ROI) на персонал.

Ключевые функции HR-менеджмента

Законодательство и его соблюдение

Обеспечение законодательных новшеств является сложной и важной задачей. Связанный с усложняющимся законодательством риск, представляет главную заботу многих организаций. Большинство государственных регуляторов выставляют серьезные требования по отчетности. Ошибки могут привести к наложению штрафов, взысканий и в худшем случае – к судебным преследованиям. Все эти последствия подразумевают временные и денежные затраты.
Ниже приведен неполный, но достаточно информативный перечень важных нормативных положений:

• Иммиграционные правила
• Информационная безопасность
• Адаптация рабочей среды под больных, но трудоспособных работников
• Материнство
• Нормы по повышению квалификации сотрудников

Современные HR-решения разработаны таким образом, чтобы компания могла с большой эффективностью выполнять все свои обязательства перед законом. Ответственные поставщики HR-решений всегда информируют о любых изменениях в налоговом и трудовом законодательствах. Это позволяет различным организациям понять, какие именно правила и нормы касаются именно их.

Обновление версий и наличие конфигураций программ

Наиболее важной частью таких требований является то, чтобы поставщики программ скомпоновали такие версии (конфигурации) своих программ, которые позволяют достаточно легко собирать исходные данные, необходимые для составления отчетов.
Большинство программ включают все стандартные процедуры. Единственное на что требуется обратить внимание – это регулярность обновлений программы, причем в достаточно эффективном формате, например, через интернет или электронную почту.

Рекрутинг и отбор кандидатов

Найм вновь вернулся в список обязанностей HR в большинстве организаций. Однако, жесткая конкуренция претендентов за места не упрощает рекрутинг. К особенностям сегодняшнего рынка труда прибавились все сложности процесса рекрутинга:

• вовлечено слишком много заинтересованных лиц;
• большой объем бумажной работы.

Рекрутинг в большинстве случаев является самым затратным процессом внутри функционала HR (кадровой службы). Системы HR оптимизируют процедуры рекрутинга, автоматизируя поток операций на каждой стадии процесса. Уменьшая время на публикацию информации о вакантных должностях и упрощая процесс отклика на вакансию, в качестве ответной реакции отдела кадров, организации получают возможность сконцентрироваться на ключевых характеристиках соискателей, а также на таких методах рекрутинга, которые дают наилучший результат.
Решение по рекрутингу должно подходить для организации, независимо от того, кто несет ответственность за этот процесс: отдел по персоналу или менеджеры отделов, где появились вакансии. Подобное решение должно позволять всем заинтересованным участникам взаимодействовать с интерфейсом внедренной программы и подключаться к процессу на соответствующих стадиях. Точно такой же уровень участия должен предусматриваться и для рекрутинговых агентств, и для самих соискателей.

Online-рекрутинг

Вне зависимости от использования рекрутинговых агентств важным вопросом является возможность публиковать информацию о вакансиях (а также рассматривать и принимать резюме соискателей) в режиме online. Таким образом, вы не только получаете возможность работать с самой большой аудиторией интернет-пользователей, но также неизменно снижаете административные издержки, расходы бумаги, а самое главное – вы можете весьма быстро прореагировать на резюме потенциально талантливого сотрудника.
HR-система, в части подбора персонала, должна обеспечивать выполнение таких операций, как:

• Создавать вакансии
• Управлять процессом найма
• Откликаться на вакансию в режиме online
• Предоставить доступ в интернет для агентств по найму
• Отслеживать процент успешного найма, затраты и равенство возможностей для всех соискателей
• Генерировать корреспонденцию, рассылаемую обычной почтой или посредством email
• Размещать/сохранять требования к кандидатам

Обучение и развитие

Обучение, предоставляемое сотрудникам, сопоставимо по важности со стратегическими целями организации. Некоторые организации предоставляют бесплатное обучение с условием, что работник должен будет отработать определенный период времени в этой организации.
В период экономического роста имеются сильные доводы в пользу качественного обучения персонала. Развившие свой талант люди будут вести организацию к повышению эффективности и качества в работе. Если не будет предложен уровень внутрикорпоративного обучения, которого ожидают сотрудники, то, скорее всего, они будут искать возможности трудоустройства в другом месте.
Вот неполный перечень функций модуля обучение и развитие в HR-системе:

• Администрирование курса обучения
• Online-запись на курсы обучения
• Возможность создания групп непрерывного профессионального обучения
• Интеграция с Microsoft Office (для ведения дневников)
• Online-оценки (включая модели компетенций)
• Национальные классификаторы профессиональных квалификаций
• Поиск подходящих специалистов и управление необходимыми навыками

Система HR позволяет составить четкое представление о взаимосвязанных областях обучения, развития и трудовых показателей сотрудников. Так как все эти области оказывают взаимное влияние друг на друга, то можно установить пробелы в навыках, отследить принятые меры и максимизировать использование возможностей специалистов. HR-система должна предоставлять аналитическую информацию по затратам на персонал, учитывать время присутствия/отсутствия на рабочем месте и эффективность труда сотрудников. В совокупности эти данные могут позволить получить максимальную доходность на инвестиции в расчете на каждого сотрудника.

HR-отчетность

Предоставление руководству оптимальной информации и отчетности для принятия решений является одной из трех основных задач HR-решений.
Любая HR-система должна предоставлять возможность детального и эффективного анализа следующих данных:

• Информация по персоналу (включая диапазон функций, разрешения на производство работ и проверки при трудоустройстве).
• Трудовая история и история по заработной плате (включая совмещение должностей, уровни и спектры заработной платы).
• Детали по трудоустройству (включая результаты заключительных интервью по выяснению причину ухода и условий трудового контракта).
• Дисциплинарные взыскания и трудовые жалобы.
• Навыки и компетенции (в связке с обучением и оценками).
• Отсутствие на работе и отпуск (включая режимы работы, расчеты неполного рабочего времени).
• Здоровье и безопасность (включая отчеты о несчастных случаях и медосмотрах).
• Пособия, пенсия, бонусы и премии.
• Моделирование заработной платы.
• Организационная структура (например, по сотрудникам, департаментам или отделам, численность сотрудников и текучесть кадров).

Бизнес-аналитика

Одним из основных отличительных признаков современных компьютерных HR-систем является их способность предоставлять своевременную и точную информацию. Бизнес-аналитика тесно связана с отчетностью, но одновременно выходит далеко за ее рамки. Бизнес-аналитика может быть реализована в нескольких формах: это и надстройки в Excel, автоматические генераторы отчетов с дружелюбным интерфейсом и совсем недавно появившиеся в интернете электронные информационные панели, содержащие основные индикаторы всех бизнес-процессов.
Информационные панели получают информацию из вашей корпоративной HR-системы и после анализа предоставляют ключевые показатели производительности, такие как количество сотрудников, текучесть кадров, потребности в обучении персонала и анализ процесса рекрутинга. Способность работать с различными источниками данных означает, что ответственные за принятие решений руководители могут быстро распознавать любые проблемы и добираться до корня этих проблем.
Ниже представлен примерный перечень того функционала, которая должна представлять система:

• Конфигурируемые презентации под пользователя
• Информация в режиме реального времени
• Информация, представляемая в виде целого набора графических образов (графики, диаграммы, списки, «прокручиваемые» презентации и т.д.)
• Способность информационных панелей обрабатывать и интегрировать информацию из внешних источников (например, из подписок на новости)

Преимущество конфигурируемой отчетности состоит в ее простоте в использовании. Так, например, HR-система должна уметь подготавливать различного типа презентации на основе информационной панели для руководителей, сотрудников HR, других сотрудников и менеджеров – и все это в графических форматах, которые, к тому же, обновляются в режиме реального времени.

Самообслуживание

За последние несколько лет сервис «самообслуживания» (SAAS) стал одним из ключевых для любой системы, и спрос на него значительно возрос. Сервис самообслуживания, прежде всего, экономит время. Он берет информацию, хранящуюся в бизнес-системе и делает ее легко доступной либо для просмотра, либо для редактирования (обычно этот делается через веб-браузер, к которому открыт постоянный доступ). Сервис самообслуживания может пригодиться как для обычных сотрудников, так и для руководителей, ее можно внедрить по всей организации и подстроить под процессы. Этот сервис можно сделать, частью интранет-портала организации.

Самообслуживание для руководителей

Сервис самообслуживания для руководителей экономит их время на административные функции, такие как согласование отпусков, табелей учета рабочего времени и запросов на обучение. Более того, вся эта информация может быть представлена в виде простых для понимания форматов, что позволяет руководителям увидеть ключевые показатели производительности, относящиеся к их департаменту, в том числе количество сотрудников, текучесть кадров или расходование бюджета.

Самообслуживание для сотрудников

Для сотрудников сервис самообслуживания позволяет избежать административной волокиты с отделом кадров, ибо его функции в данном случае распределяются по всей организации. Например, сервис самообслуживания позволяет вводить заявки на обучение, заполнять формы больничных листов и резервировать отпуска.
Программное обеспечение может предоставить широкий спектр функций сервиса самообслуживания. Вот примерный перечень таких функций:

• Запросы и согласования отпусков/запланированных отгулов
• Запросы и согласования запросов на обучение
• Online-оценки
• Больничные листы
• Запросы и согласования по открывающимся вакансиям
• Табели рабочего времени

Смещая ответственность за ввод данных в систему самообслуживания с отдела кадров на самих сотрудников, организация, во-первых, ускоряет этот процесс, а, во-вторых, повышает точность этой информации. Доступ к такой важной для сотрудников информации, как расчетные листы, справки из налоговой инспекции об общей сумме налогов за год, данные по отпускам, тренингам и оценкам, является мощным инструментом, позволяющим улучшить коммуникации и дать более обширные полномочия сотрудникам.

Расчет заработной платы

Одной из главных характеристик HR-систем является возможность распределять общую информацию по всем департаментам (включая и данные по заработной плате). Системы расчета заработной платы в разных организациях могут различаться. Интеграция систем в одну систему позволяет снизить количество дублирующей документации и увеличить точность информации. HR-система позволяет передавать информацию от одной структуры организации к другой. Такой обмен данными можно производить вне зависимости от того, используется ли система по заработной плате как отдельный программный продукт, или же расчет зарплаты происходит через электронный интерфейс отделом по заработной плате.
Примерный список данных, которыми имеет смысл обмениваться в системе расчета заработной платы:

• Информация по новым/уходящим сотрудникам
• Имена и адреса сотрудников
• Информация о работе/организации
• Информация о банковском счете и уровне заработной платы

Внедрение системы расчета заработной платы из того же семейства программных продуктов, что и решения по HR предоставляет возможность связать эти два компонента программы и, например, разработать целую рабочую процедуру по утверждению и отражению соответствующей HR-информации в системе расчета заработной платы.

Регламентированный документооборот

В HR-системе содержатся все документы кадрового учета: документы по обучению и аттестации, резюме сотрудников, ведомости, корреспонденция.
Примерный список полезный функций:

• Возможность поддержания работы со всеми стандартными типами файлов (PDF, Word, Excel, файлы с изображениями, а также сканированные копии бумажных документов).
• Возможность сортировать документы по сотрудникам и содержимому.
• Возможность вести поиск по категориям, автору и дате составления документа.
• Возможность поиска резюме по ключевым словам (например, соискатели и сотрудники).
• Возможность хранения другой специфической документации (например: нормативы, распоряжения и должностные инструкции).

По мере развития информационных систем организации всегда назревает необходимость централизованного хранения всей документации. Централизованное хранение информации повышает общую эффективность организации. Это позволяет сократить «бумажную волокиту» и предоставляет возможность быстрого нахождения нужной информации вне зависимости от количества сотрудников.

Здоровье и охрана труда

Работают ли ваши сотрудники в офисе или на заводе, ни одна компания не может позволить себе не хранить и не поддерживать в актуальном состоянии информацию по охране труда и здоровья, а также безопасности. Но из-за затратного по времени и объему бумажной волокиты процесса зачастую происходит так, что информация о происшествии появляется в базе по прошествии достаточно длительного времени после самого происшествия, а потому такие записи зачастую страдают неточностью и неполнотой данных.
Решения по HR намного упрощают этот процесс путем предоставления веб-журнала происшествий. Через систему самообслуживания рядовые сотрудники и менеджеры могут выйти в интернет и занести всю необходимую информацию в течение нескольких минут. Это намного упрощает процесс составления отчетов о происшествиях. Происшествия можно ранжировать по типам, сотрудникам и департаментам, производить другой специфический анализ этих данных. Например, выборка по инцидентам, болезням или опасным происшествиям. Обладание полной информации может помочь в управлении рисками организации.

Контроль рабочего времени

Снижение затрат, возникающих из-за отсутствия работника на рабочем месте, является, пожалуй, ключевым приоритетом для каждой организации, инвестирующей в приобретении новых программных решений по HR. Но прежде чем оценить эти расходы, необходимо иметь возможность собирать и отслеживать точную информацию по отсутствию сотрудников на рабочем месте.

Самообслуживание по вопросам отсутствия на рабочем месте

Приоритетной задачей контроля рабочего времени является сбор и анализ этой информации, причем самыми простыми и наименее затратными методами. Идеальным решением этой задачи является самообслуживание.
Через веб-интерфейс технология самообслуживания позволяет сотрудникам делать запросы на отсутствие на рабочем месте по самым разнообразным причинам (отпуск, визиты к врачу, госпитализация и т.д.), а руководители, с другой стороны, могут достаточно быстро регистрировать незапланированные отсутствия на рабочем месте по причине болезни или другим причинам. Благодаря тому, что такое решение базируется на использовании интернет-технологий, сотрудники и менеджеры имеют одинаковый доступ к системе в любое время, что позволяет ускорить ввод информации в централизованную систему.

Согласование

Все хорошие системы предоставляют процедуры по согласованию заявок на отсутствие на рабочем месте до попадания этих заявок в систему HR. Заявки должны пройти все требуемые уровни согласований, проделав тот маршрут, который принят в компании. При этом отсутствие на месте согласующего лица не должно быть препятствием на пути заявки (читайте далее для получения более подробной информации).

Анализ причин невыхода на работу

Возможность визуального представления подобной информации (например, в виде календаря) еще один полезный параметр HR-систем. Возможность видеть посещаемость на ближайшие дни и недели весьма важно для планирования рабочих нагрузок, а также для процесса согласования отпусков и отгулов.
В итоге такая информация также может понадобиться в форме отчета. Например, если анализ по Брэдфордской формуле очень важен для HR-стратегии, то нужно каким-то образом получать эти данные по мере необходимости – либо через стандартные отчеты, либо посредством удобных методов бизнес-анализа.
Брэдфордский фактор или Брэдфордская формула используются в управлении персоналом как показатель измерения отсутствия сотрудников. Идея заключается в том, что короткие, частые, и незапланированные отсутствия на работе являются более негативными, чем более редкие длинные отсутствия. Уровень негативного влияния на работу организации при краткосрочном и частом отсутствии на работе выше, по сравнению с единичным длительным отсутствием.
Брэдфордский фактор вычисляется по формуле B = S**2 x D, где:

• B – значение Брэдфордского фактора
• S - общее количество периодов (случаев) отсутствия человека за период
• D - общее количество дней отсутствия того человека за тот же самый период

Рабочий процесс

На примере сервиса самообслуживания, программное обеспечение по HR может предоставить возможность переделать существующие процессы и заставить их работать в соответствии с необходимостью, а не в соответствии со сложившейся практикой. Организация технологии рабочего процесса является ключом к пересмотру сложившихся практик.
Например, используя инструменты создания рабочих процессов, вы можно запрограммировать целую серию шагов и сделать так, чтобы все процессы в организации происходили в соответствии с определенными процедурами. Например, в процедуру оценки могут быть вовлечены HR-менеджер, линейный руководитель и сам сотрудник.
Рабочие процессы обеспечат ситуацию, при которой нужная информация попадает в систему, рассматривается и согласовывается, а затем отслеживается – и все это в соответствии с политиками и графиками организации.

Гибкость процедур принятия решений

Современные системы СЭД позволяют создавать сколько угодно большое количество шагов согласования, а также организовывать параллельные процессы. Последнее особенно важно для процедур согласований, т.к. система может перенаправить заявку на согласование другому человеку в цепочке, если, к примеру, основное согласующее лицо в отпуске. Для HR-системы, интегрированной с системой электронного документооборота, важным моментом является возможность самостоятельно конфигурировать рабочие процессы без привлечения консультантов извне.

Критерии для развития имеющегося ПО

Рисунок 1. Компонентный состав ПО для HR

Идентификация факторов

Все организации, даже небольшие, опираются на систему какой-либо формы при управлении HR-операциями. Приходит время, когда эта система больше не отвечает текущим требованиям. Для некоторых организаций поводом для изменений служит рост организации, когда приходится отказаться от системы, использующей бумажную документацию, и перейти к электронной системе. Для других таким поводом перехода на более современную систему становится нехватка функционала старой системы.
Перечислим вопросы, которые позволяют понять, в каком месте существующее программное обеспечение сдерживает развитие организации:

• Необходимое время на ведение картотек по персоналу, регистрацию табелей учета, сбор оценочной информации для системы начисления зарплат, поддержание в актуальном состоянии графика корпоративного обучения и т.д.
• Недостаточная гибкость в расчетах при ситуации, когда работающий персонал представлен специалистами, работающими на условиях как полной, так и частичной занятости (например, автоматически рассчитать пропорционально количество положенных дней отпуска).
• Получение информации при составлении отчетов из многочисленных баз данных.
• Простота предоставления информации для органов государственной власти.
• Ввод повторяющейся информации в различные базы данных (например, в базы данных по HR, системе начисления заработной платы, рекрутинга и обучения).
• Низкая итоговая польза информации при сборе оперативных данных по всей организации.

Идентификация последствий

Существующая HR-система больше не удовлетворяет целям вашей организации, имеются ощутимые последствия бездействия по этому вопросу. Вот несколько примеров таких последствий:

• Не автоматизированные процедуры рекрутинга отнимают время и ресурсы у ключевых сотрудников, а это означает потерю эффективности на других задачах, более длительное время, требуемое для найма новых сотрудников, повышенный расход внутренних ресурсов и отсутствие четкой картины эффективности процесса рекрутинга.
• Неэффективные системы по управлению не выходов на работу означают ограниченную ясность по вопросу количества не отработанных дней, что в итоге приводит к увеличению числа потерянных дней, а также невозможности отследить самых грубых нарушителей трудовой дисциплины.
• Недостаточно четкий процесс обучения и профессионального развития персонала может привести к пониженной продуктивности, слабым результатам труда, потере навыков и знаний, повышенной текучести кадров и возросшим потребностям в найме новых сотрудников.
• Отсутствие или слабая интеграция между HR и системой начисления зарплат приводит к дублированию задач, например по обработке информации о новых и покидающих компанию сотрудниках. Эта информация никогда до конца не синхронизируется, что приводит к неточным отчетам.
• Информация по персоналу, например, оценки, документация по обучению и профессиональному развитию храниться отдельно от личных дел, что приводит к отсутствию ясности, четкой коммуникации и отчетности между департаментами организации.
• Дни (и бюджет) тратятся HR-персоналом на выполнение рутинных задач устаревшими методами, например, набивка вручную в компьютер личных данных или регистрация больничных листов, хотя эти специалисты могли бы приносить гораздо большую пользу организации.
• Слишком большое количество не автоматизированных процессов, дублирование и вторичный ввод данных обходятся достаточно дорого организации, а также приводят к ошибкам в данных, что на практике означает отсутствие «объективной правды».
• «Узкие» места в HR-процессах провоцируют задержки в обработке данных, например заявок на отпуск, что негативно сказывается на мотивации и лояльности сотрудников.
• Отсутствие простых процедур, позволяющих осуществить сбор всей информации, требуемой нормами и правилами, повышает риски для организации.

Анализ затрат

На основании оценки характеристик неэффективных процессов, которые были определены выше, можно провести анализ затрат на эти процессы. Это поможет определить временные затраты на процессы, встроенные в существующую HR-систему и сопоставить эти процессы с теми преимуществами, которая привнесет новая система.
Обычно преимущества, связанные с экономией времени, легче всего оценить ввиду очевидности их измерения и оценки. Однако следует обратить внимание на неявные преимущества. Большинство неявных преимуществ могут оказать непосредственное влияние на итоговую прибыль от внедрения новой системы. Например, эффективное удержание персонала в организации через предоставление стимулирующего целевого обучения.
Анализ затрат может помочь определить успешность внедрения новой HR-системы, а аудит и повторную оценку необходимо будет делать на регулярной основе, поскольку и сама система, и потребности будут развиваться. Их нужно будет сравнивать между собой, чтобы продемонстрировать их эволюцию.

Процесс внедрения

Успех процесса внедрения существенным образом зависит от предварительной проработки следующих организационных вопросов и архитектурных решений:

• Партнерство Заказчика и поставщика IT-системы. Установление партнерских отношений с поставщиком является ключом к успешному внедрению IT-системы. Понимание всех ограничений, накладываемых использованием существующей системы и количественная оценка желаемого результата – является большим шагом в правильном направлении. Позитивно подключение к процессу внедрения профильных руководителей и специалистов, чтобы увеличить личную заинтересованность и ответственность за общее решение. Этот подход позволит определить пробелы между ожидаемыми выгодами и реальными возможностями программного продукта.
• Формирование проектной команды. Вовлечение сотрудников разного уровня является ключевым для успешного внедрения системы. Цель состоит в том, чтобы внедрить продукт, который принесет пользу организации в целом. Задача состоит в том, чтобы отобрать по-настоящему заинтересованных представителей от каждой группы, которые бы играли активную роль в адаптации программного решения по мере развития организации.

Демо-версия, виртуальный стенд

Для демонстрации возможностей IT-продукта, чтобы увидеть программу в действии, применяются два метода:

• Специальным образом подготовленная демо-версия или установленный на виртуальной машине IT-продукт. Это позволяет провести презентацию на основе примера решения насущных проблем. Воссоздание сценария этих проблем позволяет увидеть, как будет происходить их решение в реальности.
• Выбор технологии. Выбор подходящей платформы для нового решения зависит от многих факторов: от размера бизнеса, разнообразия рабочих процессов, наличия подготовленных пользователей и выделенного бюджета. Оказывает значительное влияние на успех работ по интеграции с другими IT-системами.

Жизненный цикл процесса внедрения

Программы и информационные системы являются одними из наиболее значимых активов организации. Процесс внедрения новой системы кадрового учета является типовым в IT и обычно состоит из четырех фаз внедрения [3]:

• Предпроектное планирование
• Конфигурирование и инсталляция
• Обучение персонала
• Оказание технической поддержки

Соблюдение графика выполнения проекта и бюджетных ограничений требует наличия профессиональных навыков и инструментов по управлению проектом.

Полезные ссылки:

1. https://www.theaccessgroup.com/blog/
2. "Социотехнические системы". https://sec2017.blogspot.com/2019/08/blog-post.html
3. "Типовой процесс внедрения HR-системы". https://sec2017.blogspot.com/2011/01/hr.html
4. "Управление персоналом - глоссарий". https://mdm-classifiers.blogspot.com/2019/10/blog-post.html

v.1a